Политика за сигнализиране на нередности

1. Въведение

Ние в Daikin се ангажираме да осъществяваме дейността си по прозрачен начин. Ние се стремим към пълно спазване на законите, независимо къде работим. В цялата Daikin Europe Group¹, служителите се задължават да спазват корпоративния етичен кодекс на нашата група, който насърчава правилното поведение и има за цел да гарантира, че на работното място няма да се извършват незаконни дейности. Принципите на нашата корпоративна етика са еднакви за всяка страна и бизнес сектор, в който работим. Можете да намерите нашата Корпоративна етика на нашия интернет сайт, www.daikin.eu.

Насърчаваме всеки да подаде своите въпроси или притеснения и да докладва (предполагаемо) неетично или незаконно поведение в нашите бизнес практики. Daikin Europe Group гарантира, че изпратените сигнали се обработват при пълна конфиденциалност.

В тази политика обясняваме как можете да подадете сигнал и как извършваме нашите разследвания след подаден сигнал. Ние също обясняваме защитата, предлагана на всеки, който подаде сигнал.

2. Кой може да подаде сигнал?

Всеки може да подаде сигнал за предполагаемо или наблюдавано неправомерно поведение в Daikin Europe Group: служители, както и външни заинтересовани страни като изпълнители, консултанти, доставчици на услуги, агенти, клиенти и т.н.

3. Къде мога да подам сигнал?

Има няколко начина за подаване на сигнал. Можете да изберете начина, с който се чувствате най-комфортно.

• Можете да подадете сигнал на вашето лице за контакт в Daikin.
• Можете да подадете сигнал чрез горещата линия за сигнализиращи за нередности, достъпна 24/7. Горещата линия приема сигнали чрез онлайн формуляр или по телефона, всеки път на предпочитания от вас език. Можете да получите достъп до горещата линия чрез следната връзка: http://daikineurope.ethicspoint.com.

За да продължите с подаване на сигнал, отворете връзката и отидете на раздела „За да подадете сигнал“.

• Изберете вашата държава и посочете предпочитания от вас метод за подаване на сигнал, онлайн формуляр или по телефона. Когато продължите с телефон, ще се появи телефонният номер за вашата държава.
• Във всички случаи ще получите потребителско име и парола. Въпросите и комуникацията ще бъдат споделяни с вас чрез платформата. Можете да посетите отново платформата на всеки етап и да оставите документи или да зададете допълнителни въпроси.
• В някои държави имаме конкретен канал за подаване на сигнал, достъпен на уебсайта на местното юридическо лице².

4. Мога ли да подам сигнал анонимно?

Тази опция е налична, въпреки че в някои страни може да не е правно възможна³. Можете да подадете сигнал за инциденти анонимно, въпреки че в някои държави това може да не е разрешено. Молим ви да предоставите достатъчно подробности и фактическа информация, за да можем да проучим сигнала ефективно.

5. За какъв вид инцидент мога да подам сигнал?

Можете да подадете сигнал за всякакъв вид притеснение, към което искате да привлечете вниманието ни, но тази политика има за цел да получава сигнали за нарушения или предполагаеми нарушения на корпоративната етика или закона на Daikin Europe Group. Такива нарушения могат например да бъдат нарушение на човешки права, нарушение на закона за конкуренцията, криминално престъпление или причиняване на щети на околната среда.

6. Защитен(а) ли съм, когато подавам сигнал за инцидент?

Daikin се ангажира да ви предпази от всякакви неудобства, дори ако след разследване се окаже, че не е имало нарушение. Ние не толерираме отмъщение под каквато и да е форма (уволнение, отказ на повишение, временно отстраняване, …) срещу лица, които подават сигнал добросъвестно, с основателни причини да смятат, че е имало нарушение.

Въпреки това, ако съзнателно съобщите или разкриете публично невярна информация, може да получите наказание. Можете също да се сблъскате с искове за обезщетение за щети, произтичащи от невярно подаване на сигнал или публично разкриване на невярна информация.

7. Как гарантираме поверителността.

Daikin третира поверително всички сигнали, тяхното съдържание, самоличността на подалото сигнал лице и другите участващи. Ние ще използваме вашия сигнал за провеждане на разследване и за прилагане на всякакви мерки във връзка с резултата.

Можем да разкрием информация относно факти или опасения в рамките на правно действие или друга процедура, стартирана от даден орган. Може също да разкрием информация, ако решим, че нарушението трябва да бъде докладвано на властите, и/или че ще подадем официална жалба. Може също да разкрием съдържанието на сигнала на ръководството и/или на нашите външни съветници.

8. Какво се случва, след като подам сигнал?

Ние приемаме всички сигнали сериозно и те се обработват с необходимото внимание.

Одитната комисия на Daikin Europe Group или – когато се изисква от закона – местен представител, отговаря за разследването на получените доклади. Одитната комисия/местният представител ще предприеме следните стъпки след получаване на сигнал:

• В рамките на 7 дни Одитната комисия изпраща потвърждение за получаване на подаващото сигнал лице.
• След това Одитната комисия решава дали сигналът е допустим или не. В случай, че сигналът е недопустим – понеже попада извън обхвата на настоящата Политика – Одитната комисия информира подаващото сигнал лице.
• Ако сигналът е приемлив, Одитната комисия извършва проверка.
  • Одитната комисия може да поиска съдействие от други, като дъщерни дружества или бизнес отдели.
  • Одитната комисия може да разпита служители и/или трети страни, които могат да знаят за докладвания инцидент.
  • Одитната комисия ще прегледа документите, които се отнасят до докладвания инцидент.

• След приключване на разследването, Одитната комисия взема решение по въпроса.
  • Ако въпросът бъде потвърден, Одитната комисия ще предприеме подходящите действия, за да отговори на идентифицираните опасения.
  • Ако идентифицираният инцидент не бъде потвърден, въпросът ще бъде отхвърлен.

• Одитната комисия информира за резултата подаващото сигнал лице в рамките на 3 месеца.

Одитната комисия зачита изцяло правата на защита на всяко лице, участващо в разследване. Тези лица ще получат информация относно фактите или опасенията и ще бъдат изслушани.

Нарушаването на корпоративната етика може да доведе до дисциплинарна мярка или до прекратяване на трудовото правоотношение. Ако нарушението е извършено от трета страна, можем да прекратим договорните отношения с тази страна или техния работодател.

9. Как спазваме законите за защита на данните.

Обработването на сигнали включва обработка на лични данни. В зависимост от инцидента, Daikin Europe Group може да събира данни като имена, информация за контакт, длъжности, регистрационни файлове за достъп до системата и подробности, свързани с инцидента.

Ние съхраняваме личните ви данни за времетраенето на разследването. Можем да ги запазим за известно време след това въз основа на нашата оценка на риска и законови изисквания, но никога за по-продължителен период от позволения съгласно приложимите закони. За конкретни типове данни (напр. регистрационни файлове за достъп) могат да се прилагат по-кратки периоди на задържане. Възможно е да запазим данни за по-продължителни периоди въз основа на легитимен интерес, като например за потенциални бъдещи съдебни спорове или регулаторни запитвания, но ще го направим в съответствие с принципите за минимизиране на данните и вашите права.

Моля, имайте предвид, че имате право на:

• Достъп до вашите лични данни и получаване на копие.
• Коригиране на неточни или непълни лични данни.
• Изтриване на вашите лични данни при определени обстоятелства.
• Ограничаване на обработката на вашите лични данни.
• Възразяване срещу обработката на личните ви данни въз основа на законни интереси.
• Получаване на личните ви данни в преносим формат.
• Подаване на жалба до органа за защита на данните на държавата, в която е докладван инцидентът.

За подробни обяснения и упражняване на правата ви, моля, свържете се с координаторите по защита на данните на dpc@daikineurope.com.

За повече информация относно практиките ни за защита на данните, моля, вижте нашата Политика за защита на данните.⁴.

10. Процедура за подаването на сигнали за нередности и защита в Европейския съюз

В Европейския съюз, законите на държавите-членки на ЕС и т. нар. Директива на ЕС⁵ осигуряват защита на лица, които подават сигнал за (предполагаеми) нарушения на закона („подаване на сигнали за нередности“).

Условията за ползване на такава защита са следните. Моля, запознайте се със специфичните изисквания на приложимото законодателство:

• Трябва да сте имали разумни основания да смятате, че информацията е вярна към момента на подаването на сигнал, и че тази информация попада в обхвата на закона;
• Подали сте сигнал вътрешнофирмено или външнофирмено или сте направили публично оповестяване в съответствие със закона.

Вътрешнофирмено подаване на сигнал означава, че сте използвали един от каналите на Daikin Europe Group за подаване на сигнал. Насърчаваме ви първо да използвате тези канали.

Външнофирмено подаване на сигнал означава, че подавате сигнал до компетентните органи в държавата-членка на ЕС. Тези компетентни органи са изброени в приложение 1. Можете да използвате външнофирмения канал за подаване на сигнал, след като сте подали сигнал през вътрешнoфирмения канал на Daikin Europe Group и този вътрешнoфирмен канал не е функционирал правилно.

Извършването на публично разкриване означава, че подавате сигнал директно на обществеността например чрез онлайн платформа или социални медии или на медиите. Когато правите публично разкриване, трябва да се ползвате от защита, ако

• първо сте докладвали вътрешнофирмено и външнофирмено, но нарушението остава неразрешено или не са предприети подходящи действия, или
• имате основателни причини да смятате, че има непосредствена или явна опасност за обществения интерес или в случай на външнофирмено докладване, съществува риск от отмъщение.

Не всички въпроси, които попадат в обхвата на Корпоративната етика, са подаване на сигнали. Ние ги наричаме „етични въпроси“. Защитата, предоставена от закона за лице, което повдига етичен въпрос, не е същата, когато докладва за сигнал за нередност. Независимо от това, Daikin Europe Group ще третира докладваните етични въпроси по същия начин: насоките и процесите на настоящата Политика се прилагат за всички сигнали, които сме получили, независимо дали става въпрос за сигнализиране за нередности или за етичен въпрос.

11. Въпроси

В случай, че имате въпроси, можете да се свържете с K. Винке, директор и главен юрисконсулт, Daikin Europe N.V.

Имейл: vyncke.c@daikineurope.com

ПРИЛОЖЕНИЕ 1: Съответните компетентни органи трябва да получат външнофирмен сигнал

Австрия	Външна служба за докладване на нарушения на законодателството на ЕС във Виена
Белгия	Федерален омбудсман Vlaamse Ombudsman Омбудсман на регион Брюксел-столица Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens
България	Комисия за противодействие на корупцията и за отнемане на незаконно придобитото имущество
Хърватия	Омбудсман на Република Хърватия
Кипър	За да идентифицират правилния канал, чрез който да подадат сигнал, лицата, подаващи сигнали, могат да се свържат с местния юрисконсулт и/или със службата на омбудсмана.
Чехия	Министерство на правосъдието, отдел „Конфликт на интереси и противодействие на корупцията“
Дания	Датски орган за защита на данните
Естония	Министерство на правосъдието, Департамент по наказателна политика на Естония
Финландия	Министерство на правосъдието
Франция	Defenseur des Droits
Германия	Външният докладващ орган съгласно Законопроекта за защита на лицата, сигнализиращи за нередности, към Федералната служба по правосъдие на Германия (Германия)
Гърция	Национален орган за прозрачност
Унгария	Комисар по основните права
Ирландия	Омбудсман Garda, отдел за защитено разкриване на GSOC (PDU)
Италия	Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC)
Латвия	Държавна канцелария, звено за контакт с лица, подаващи сигнали за нередности
Литва	Главна прокуратура
Люксембург	Люксембургският орган за финансови услуги - CSSF Люксембургската застрахователна комисия - CAA Люксембургският орган по конкуренцията Службата за регистрационни мита, имоти и ДДС в Люксембург - AED Люксембургският инспекторат по труда и мините - ITM Люксембургската комисия за защита на данните - CNPD Люксембургският център за равни възможности - CET Посредникът, като част от мисията си да извършва външни проверки на места, където се намират хора, лишени от свобода Омбудсманът за децата и младежта Люксембургският регулаторен институт - ILR Люксембургският независим регулатор за аудиовизуални медийни услуги - ALIA Адвокатската колегия в Люксембург и Дикирх Люксембургската нотариална камара Медицинския съвет на Люксембург Администрацията по природата и горите - ANF Управление на водите – AGE Аеронавигационна администрация – ANA Национална служба омбудсмана на потребителите Орден на архитектите и инженерите-консултанти - OAI Люксембургската асоциация на дипломираните счетоводители - OEC Люксембургския институт на одиторите - IRE Люксембургската директна данъчна администрация – ACD
Малта	Малта докладва външно на един от компетентните органи, посочени в закона. Те включват: Комисарят по приходите (CfR), Отдел за анализ на финансовото разузнаване (FIAU), Малта Орган за финансови услуги (MFSA), комисар за доброволни организации (CVO), Постоянна комисия за борба с корупцията и омбудсман.
Нидерландия	Huis voor Klokkenluiders (Нидерландия)
Полша	Омбудсман (въпреки че окончателният закон все още не е приет – януари 2024 г.)
Португалия	Главен прокурор
Румъния	Министерство на правосъдието
Словакия	Кабинет на министър-председателя / Отдел за превенция на корупцията Служба за защита на лицата, подаващи сигнали за нередности
Словения	Komisija za preprečevanje korupcije
Испания	Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Служба на Балеарските острови за превенция и борба с корупцията Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción
Швеция	Шведския орган за работната среда

1 Daikin Europe Group се състои от Daikin Europe N.V. и Daikin Europe Coordination Centre N.V., техните клонове и дъщерни дружества, както и съответните клонове и дъщерни дружества на тези клонове и дъщерни дружества.

2 Вижте уебсайтовете на юридическите лица, базирани в Италия.

3 Когато сте в Чешката република или Унгария или подавате сигнал за тях, трябва да потърсите съвет, преди да подадете анонимен сигнал, защото след подаването на анонимен сигнал може да не получите защита, предоставена от националното законодателство.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 г. относно защитата на лица, които подават сигнали за нарушения на правото на Съюза